ZÁSADY OCHRANY A INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

(dále jen „Zásady")

společnosti PYTHAGOR, a.s.,
IČ 255 23 945, se sídlem čp. 174, 680 01 Kořenec, společnost zapsaná u Krajského soudu v Brně, spis. zn. B 2580

(dále jen „Společnost" )

V těchto Zásadách Společnost informuje o zpracování osobních údajů v rozsahu stanoveném aplikovatelnými právními předpisy, zejména pak v rozsahu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, neboli General Data Protection Regulation (dále jen „GDPR").

V Zásadách je uvedeno zejména:

1. Kdo je tzv. správcem osobních údajů.
2. Jaké osobní údaje Společnost zpracovává.
3. Jaké jsou hlavní zásady zpracování osobních údajů.
4. Jak Společnost získává osobní údaje.
5. Na základě čeho a za jakým účelem jsou osobní údaje zpracovávány.
6. Komu může Společnost osobní údaje poskytnout.
7. Jak dlouho Společnost osobní údaje zpracovává.
8. Jaká práva má subjekt údajů ve vztahu k ochraně těchto údajů.
9. Kde může subjekt údajů uplatnit svá práva a získat aktuální znění těchto Zásad.

1. Základní informace o Správci osobních údajů

Správcem osobních údajů je Společnost, tedy PYTHAGOR, a.s., IČ 255 23 945, se sídlem čp. 174, 680 01 Kořenec, společnost zapsaná u Krajského soudu v Brně, spis. zn. B 2580.

2. Jaké osobní údaje Společnost zpracovává

Společnost zpracovává zejména:

• Identifikační údaje-identifikačními údaji jsou údaje, které umožňují identifikovat subjekt tak, aby s nemohl být zaměněn s jinou osobou. Je to především jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby - podnikatele také IČ a DIČ. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou například číslo zákazníka přidělené Společností při uzavření smlouvy nebo číslo bankovního účtu, který využívá v souvislosti s transakcemi prováděnými Společností. V souvislosti s využitím služeb Společnosti prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků či aplikací mohou být identifikačním údajem rovněž soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se Subjekt se Společností dohodli, konkrétně pak přístupová uživatelská jména a hesla.
• Kontaktní údaje-údaje, které Společnosti umožňují komunikovat se subjektem, zejména kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové, faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje.
• Smluvní údaje -údaje, které umožňují splnit zákonné povinnosti Společnosti stanovené v souvislosti s uzavíráním smlouvy. Údaje o produktech a/nebo službách dodaných subjektu ze strany Společnosti, o souvisejících požadavcích, stížnostech, reklamacích, servisních požadavcích včetně údaje o komunikaci se Společností a další související údaje;
• Záznamy elektronické komunikace-Společnost monitoruje a zaznamenává komunikaci uchováváním elektronické komunikace (především e-mailů). Ve všech případech ovšem platí, že obsah veškerých záznamů komunikace je důvěrný a je využíván výhradně z důvodů dodržování právních povinností, uzavření a plnění smlouvy a oprávněných zájmů.
• Individuální fotografie zaměstnanců Společnosti-Společnost z důvodu oprávněných zájmů pořizuje individuální fotografie svých zaměstnanců. Uvedené osobní údaje zpracovává jednak pro účely interní identifikace uvedených osob a dále pak pro účely zlepšení péče o zákazníky, kteří s využitím takových osobních údajů mají při využití prostředků elektronické komunikace možnost seznámit se vizuální podobou zaměstnanců, s nimiž jednají. Uvedené osobní údaje zpracovává Společnost po dobu trvání pracovního poměru.
• Obecné obrazové záznamy pořízené z akcí Společnosti-zpracování pro uvedené účely odpovídá zpracování osobních údajů z důvodu dodržování právních povinností stanovených zákonem (např. za účelem prokázání konání a rozsahu dané akce pro daňové účely) a dále z důvodu oprávněných zájmů naší společnosti. Uvedené osobní údaje jsou zpracovávané po dobu, kdy jsou využitelné pro uvedené účely.
• Profesní profilové údaje-údaje o dosaženém vzdělání a profesní kvalifikaci subjektu, zejména se jedná o údaje uvedené v životopisech uchazečů o zaměstnání;
• Údaje o právních nárocích-údaje o nárocích subjektu vůči Společnosti a nárocích Společnosti vůči subjektu vyplývajících ze smluvního i mimosmluvního vztahu, jako např. údaje o nároku na náhradu škody vůči Společnosti či údaj o nároku Společnosti vůči Subjektu např. z titulu smluvní pokuty či nezaplacené ceny služeb;

3. Hlavní zásady zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje subjektů na základě těchto hlavních zásad:

• Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti-osobní údaje Společnost zpracovává korektně a zákonným a transparentním způsobem.
• Zásada přesnosti-Společnost zpracovává pouze přesné osobní údaje a osobní údaje průběžně aktualizuje.
• Zásada účelového omezení-Společnost zpracovává osobní údaje pouze pro vymezené účely a současně je dále nezpracovává jiným způsobem.
• Zásada omezení uložení-Společnost zpracovává osobní údaje pouze po nezbytnou dobu nutnou pro zpracování, příp. po dobu stanovenou právními předpisy.
• Zásada minimalizace údajů-Společnost zpracováváme osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování osobních údajů nezbytný.
• Zásada integrity a důvěrnosti-Společnost zpracovává osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
• Zásada odpovědnosti-Společnost je odpovědná za dodržování výše uvedených zásad zpracování a za soulad zpracování osobních údajů v souladu s právními předpisy.

4. Zdroje zpracovávaných osobních údajů

Osobní údaje získává Společnost z několika zdrojů. Primárním zdrojem osobních údajů je sám subjekt údajů. Dále jsou to veřejně dostupné zdroje, jako je internet, sociální sítě, veřejně dostupné seznamy, rejstříky a registry.

5. Právní důvody a účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje Společnost zpracovává na základě následujících právních důvodů:

• A. plnění smlouvy uzavřené se Společností-smluvní agenda zahrnuje zpracování osobních údajů pro účely uzavírání smluvních vztahů se Společností, jejich změn a ukončování (včetně předsmluvního vyjednávání), plnění práv a povinností z uzavřené smlouvy, včetně vedení evidence o těchto smluvních vztazích a související komunikace aj.
• B. plnění právní povinnosti stanovené právními předpisy-osobní údaje jsou zpracovávány v důsledku povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, například v rámci daňové a účetní agendy, archivnictví nebo v rámci občanskoprávní odpovědnosti Společnosti.
• C. z důvodu oprávněných zájmů Společnosti-pokud Společnost zpracovává osobní údaje na základě tzv. oprávněných zájmů Společnosti, musí tak činit vždy a pouze za podmínky, že před těmito oprávněnými zájmy nemají přednost zájmy subjektu nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů. Oprávněnými zájmy společnosti jsou především:
  • Efektivní řízení a správa Společnosti-oprávněným zájmem je řízení Společnosti v souladu s právními předpisy a zájem na jejím růstu
  • Marketing, propagace a reklama Společnosti-oprávněným zájmem je efektivní marketingová kampaň, která nezasahuje do práv subjektů.
  • Vývoj a vylepšení služeb Společnosti-oprávněným zájmem je poskytování kvalitnějších služeb. Pro naplnění tohoto oprávněného zájmu Společnost zpracovává všechny relevantní reakce od klientů, kteří využívají služeb Společnosti.
  • Ochrana právních zájmů Společnosti-oprávněným zájmem je ochrana práv a zájmů Společnosti, např. vymáhání nároků Společnosti vůči třetím osobám a na zajištění obrany Společnosti proti nárokům uplatněným vůči ní.
  • Pojistná agenda Společnosti-oprávněným zájmem je možnost uplatnění pojistného plnění vůči pojišťovně.
  • Bezpečnost a ochrana Společnosti-oprávněným zájmem je ochrana majetku Společnosti a třetích osob a zajištění bezpečnosti osob nacházejících se v prostorách Společnosti.
  • Nábor nových zaměstnanců-oprávněným zájmem je nábor nových zaměstnanců za účelem efektivního fungování Společnosti.
  • Databáze uchazečů o zaměstnání-oprávněným zájmem je obsazení pozic ve Společnosti, které se mohou uvolnit nebo vzniknout a tedy efektivní fungování Společnosti. V případě oprávněného zájmu Společnosti na vedení databáze uchazečů o zaměstnání však Společnost osobní údaje zpracovává pouze po omezenou dobu, a to dobu šesti (6) kalendářních měsíců ode dne ukončení výběrového řízení. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje z databáze uchazečů o zaměstnání vymazány, ledaže subjekt udělí souhlas k delší lhůtě zpracování.
  • Dokládání skutečností-oprávněným zájmem je splnění povinností Společnosti vůči třetím osobám či orgánům veřejné moci.

Pro zpracování osobních údajů subjektů na základě výše uvedených důvodů (smlouva, právní povinnost a oprávněný zájem) není zapotřebí souhlasu subjektu.

• D. na základě souhlasu subjektu údajů- osobní údaje zpracovává Společnost se souhlasem subjektu v případě, kdy nemá ke zpracování osobních údajů právní důvod a kdy subjekt dobrovolně souhlasí se zpracováním jeho osobních údajů. Společnost zpracovává dotčené osobní údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů, pro které byl souhlas poskytnut. Poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a subjekt má právo souhlas kdykoliv odvolat.

6. Kdo má přístup k osobním údajům spravovaným Společností

Společnost zpřístupňuje osobní údaje především svým zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji. Zaměstnanci přitom mají v uvedené souvislosti přístup k osobním údajům jen v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů.

Osobní údaje jsou dále předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů v případech, kdy k zajištění činností Společnost využívá třetí osoby.

Třetími osobami, které mohou mít přístup k osobním údajům tak dle povahy produktu či služby jsou zejména:

• osoby zajišťující technický provoz určité služby či provozovatelé technologií
• osoby zajišťující dostatečné zabezpečení a integritu služeb a webů a toto zabezpečení také pravidelně testují;
• poskytovatelé daňového a právního poradenství, poskytovatelé služeb mzdové agendy či auditoři;
• osoby doručující zásilky Společnosti;
• obchodní partneři či sponzoři, kteří se podílejí na organizaci akcí Společnosti, například konferencí, seminářů atd.
• osoby zajišťující vzájemné platební transakce;
• osoby, které Společnost využívá za účelem uplatňování nároků nebo obrany proti nárokům jiných osob;

Společnost vždy před předáním osobních údajů třetí osobě uzavře písemnou smlouvu, která zajistí ochranu osobních údajů při takovém zpracování. Pokud má třetí osoba sama postavení správce údajů, smlouva se neuzavírá.

Společnost zpracovává osobní údaje na území České republiky. Společnost nepředává osobní údaje zákazníků do zemí mimo Evropskou unii.
Konkrétní procesy při správě osobních údajů jsou vymezeny ve vnitřní Směrnici.

7. Doba uložení (zpracování) osobních údajů

Osobní údaje zpracovává Společnost pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování osobních údajů.

V případě zpracování osobních údajů na základě zákonných povinností, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu určenou právními předpisy, a to zejména daňovými a účetními předpisy.

V případě plnění smlouvy jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následujících 10 let po ukončení tohoto smluvního vztahu z důvodu případných budoucích nároků zúčastněných stran.

V případě oprávněného zájmu Společnosti zpracovává Společnost osobní údaje po dobu stanovenou dle jednotlivých účelů individuálně, maximálně však po dobu 10 let.

V případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů zpracovává Společnost osobní údaje pouze po dobu uvedenou v tomto souhlasu.

8. Jaká má subjekt práva ve vztahu k ochraně jeho osobních údajů:

• subjekt nemá povinnost poskytnout své osobní údaje - Subjekt nemá žádnou povinnost poskytnout Společnosti své osobní údaje. Společnost upozorňuje, že ke zpracování osobních údajů nepotřebuje vždy souhlas subjektu, ale může je zpracovávat z jiných právních důvodů, zejména z důvodů plnění povinnosti uložené právními předpisy, z důvodů plnění uzavřené smlouvy nebo z důvodů oprávněných zájmů. Pokud Společnosti subjekt neposkytne osobní údaje, které je nezbytné zpracovávat z důvodu plnění právních povinností, uzavření a plnění smlouvy nebo z důvodu oprávněných zájmů, má Společnost právo odmítnout poskytnout své produkty nebo služby nebo odpovídajícím způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů či služeb.
• subjekt má právo kdykoli odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů - V případě, že Společnost zpracovává osobní údaje na základě souhlasu, má subjekt právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat. Souhlas může být odvolán v celém rozsahu nebo jen částečně ve vztahu k jen některým osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování.
• subjekt má právo na přístup k osobním údajům - Pokud subjekt požádá o informaci týkající se zpracování osobních údajů, poskytne Společnost do 1 měsíce ode dne obdržení žádosti veškeré informace o tom, zda a jaké osobní údaje zpracovává a případně také za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, od koho je získala a jak dlouho je zpracovává. Dále bude v uvedené souvislosti informovat o dalších právech ve vztahu k ochraně takových osobních údajů a o dalších skutečnostech, o kterých je povinna informovat.
• subjekt má právo osobní údaje opravit či doplnit - pokud subjekt zjistí, že osobní údaje zpracovávané Společností nejsou přesné nebo úplné, může požádat o jejich opravu či doplnění. Pokud bude žádost opodstatněná, Společnost neprodleně a bezplatně zajistí nápravu.
• subjekt má právo požadovat omezení zpracování - jedná se o tyto případy:
  
  • subjekt se domnívá, že jeho zpracovávané osobní údaje nejsou přesné a požádá o omezení zpracování na dobu potřebnou k tomu, aby mohla být přesnost příslušných osobních údajů ověřena;
  • zpracování osobních údajů je protiprávní, subjekt odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • společnost již osobní údaje nepotřebuje pro příslušné účely zpracování, ale subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
  • subjekt z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace vznese námitku proti zpracování osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena Společnost a/nebo pro účely oprávněných zájmů Společnosti či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy subjektu nebo jeho základní práva a svobody, a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody subjektu;

Pokud v některém z výše uvedených případů subjekt uplatní své právo a požádá o omezení zpracování osobních údajů, na dobu nezbytnou pro posouzení a vyřešení příslušné sporné otázky, Společnost omezí zpracování osobních údajů a osobní údaje budou, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze se souhlasem subjektu s jejich zpracováním a/nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. Pokud pominou důvody uvedeného omezení zpracování osobních údajů, je Společnost oprávněna omezení zpracování osobních údajů zrušit, o čemž bude subjekt předem informovat.

• subjekt má právo vznést námitku proti zpracování - pokud Společnost osobní údaje zpracovává na základě oprávněného zájmu či při plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena, má subjekt právo podat námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Do doby posouzení námitky nebude Společnost osobní údaje zpracovávat s výjimkou případů, kdy je to potřeba pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků. V ostatních případech osobní údaje nebudou dále zpracovávány, dokud Společnost neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které budou převažovat nad zájmy subjektu nebo jeho právy a svobodami. Pokud Společnost osobní údaje zpracovává pro účely přímého marketingu, má subjekt právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. Pokud takovou námitku subjekt vznese, nebudou osobní údaje pro tyto účely již zpracovávány

• subjekt má právo požadovat přenesení údajů - pokud osobní údaje, které subjekt Společnosti poskytl, Společnost automatizovaně zpracovává na základě souhlasu nebo z důvodu plnění uzavřené smlouvy, má subjekt právo tyto osobní údaje získat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a je-li to technicky proveditelné, má právo, aby Společnost tyto údaje předala jinému správci.
• subjekt má právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech - pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů s vysokým rizikem pro práva a svobody subjektu, má subjekt právo, aby mu taková skutečnost byla bez zbytečného odkladu oznámena.
• subjekt má právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut") v určitých případech - pokud (i) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování osobních údajů je protiprávní, (iii) subjekt vznese námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování nebo vznese námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, (iv) ukládá to zákonná povinnost nebo (v) byl odvolán souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování, v takovém případě má subjekt právo na výmaz osobních údajů a Společnost je povinna osobní údaje vymazat a trvale zlikvidovat, ledaže je zpracování nezbytné pro (i) výkon práva na svobodu projevu a informace, (ii) splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování osobních údajů nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena Společnost, (iii) z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, (iv) pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování nebo (v) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
• subjekt má právo podat stížnost proti zpracování osobních údajů, včetně způsobu vyřízení uplatněného práva ve vztahu k ochraně osobních údajů - v případě, že Společnost dojde k závěru, že žádost, jíž subjekt uplatňuje svá práva, nesplňuje požadavky pro kladné vyřízení, může žádost odmítnout. V takovém případě má subjekt právo podat stížnost proti zpracování osobních údajů, včetně způsobu vyřízení uplatněného práva ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů. Stížnost může subjekt podat u dozorového úřadu.

9. Kde může subjekt uplatnit svá práva a získat aktuální znění těchto Zásad.

Žádosti subjektu ve věci jakýchkoliv práv subjektu v souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti může subjekt uplatnit u Společnosti prostřednictvím:

• e-mailové adresy: info@korenec-golf.cz
• poštovní adresy: PYTHAGOR a.s., Kořenec 174, 680 01 Boskovice

Náležitosti žádosti:

Žádost musí být podána písemně ( forma písemnosti je dodržena i pokud je žádost podána v příloze emailu). Na obálku či do předmětu e-mailu prosím vždy uvádějte text „GDPR-ŽÁDOST ".

Další informace k podání žádosti získáte na telefonním čísle: 731 108 887

Stížnosti subjektu ve věci jakýchkoliv práv subjektu v souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti může subjekt uplatnit u dozorového úřadu, kterým je (ve světle aplikovatelných právních předpisů a převažujícího výkladu) ke dni vyhotovení těchto Zásad:

• Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27,170 00 Praha 7

Pro bližší informace o aktuálním způsobu podání své stížnosti Vás odkazujeme na webové stránky uvedeného úřadu, a to www.uoou.cz

Aktuální znění Zásad je uloženo na adrese č.p. 174, 680 01 Kořenec a na webu www.korenec-golf.cz. Text Zásad může být Společností průběžně měněn a doplňován.

Tyto Zásady byly vyhotoveny ke dni 20. května 2018 a jsou účinné ode dne 25.5. 2018.